Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Deconturile de cheltuieli sunt documente care se intocmesc de catre persoana care a efectuat o deplasare in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a acesteia.
In programul de contabilitate de la SmartBill exista o sectiune distincta prin care se inregistreaza deconturile si care se regaseste in sectiunea Casa si Banca.
Sectiunea permite introducerea deconturilor, pe fiecare angajat si apoi analiza unor rapoarte aferente acestor deconturi.
Introducerea deconturilor presupune stabilirea sumei acordate ca avans si apoi a documentelor decontate din suma respectiva.
Daca se deconteaza facturi, acestea se inregistreaza inainte in meniul de achizitii, iar la decontare se alege factura din lista disponibila pe respectivul furnizor.
In meniul de rapoarte se poate observa situatia decontarilor la nivel de angajat.
In raport sunt posibile mai multe operatiuni ce privesc deconturile:
- adaugarea unor deconturi noi
- modificarea deconturilor existente
- filtrarea lor in functie de moneda sau cont de avans
Deconturile de cheltuieli se intocmesc de regula cu ocazia deplasarilor angajatilor dar se pot intocmi si pentru decontarea unor cheltuieli gospodaresti.
La decont se anexeaza documentele justificative precum:
- Facturi
- Bonuri fiscal
- Bilete de avion
Pentru diurna nu se prevad documente justificative.
Diurna se calculeaza pe baza datelor de plecare si revenire din delegatie, cu reguli diferite pentru deplasarile in tara vs cele din strainatate.
Conform art. 69 alin. 7 din normele la Codul Fiscal, facturile emise pe numele salariaților unei persoane impozabile, aflați in deplasare in interesul serviciului, pentru transport sau cazarea in hoteluri ori in alte unitați similare, permit deducerea taxei pe valoarea adaugata de catre persoana impozabila daca sunt insoțite de decontul de deplasare.
Aceleași prevederi se aplica și in cazul personalului pus la dispoziție de o alta persoana impozabila sau pentru administratorii unei societați comerciale.
Este important de mentionat ca in SmartBill , dupa definirea salariatilor in aplicatie, acestia vor putea fi alesi din lista disponibila, atunci cand se introduce decontul, cu alte cuvinte, evidenta se tine per salariat, fara a fi necesare deschideri de analitice pe contul 542.
Referitor la termenul de pastrare in arhiva, deconturile de cheltuieli si ordinere de deplasare se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercițiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
